Trong bối cảnh kinh tế vẫn tiếp tục khó khăn, việc cắt giảm chi phí đang trở thành một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu và cũng là một áp lực rất lớn cho hầu hết các doanh nghiệp. Khi đó, việc chỉ phải bỏ ra chi phí khá rẻ nhưng lại có được những lễ tân, giỏi ngoại ngữ, hệ thống phòng họp tiện nghi, phòng tiếp khách lịch hiện đại, phòng giám đốc lịch sự, ... đã và đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của các ông chủ doanh nghiệp.
Mô hình văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới đã hơn 20 năm, nhưng ở Việt Nam, nó mới chỉ chính thức được biết đến từ năm 2006. Song dù ở đâu và vào thời điểm nào, để đầu tư kinh doanh mô hình văn phòng ảo, những yếu tố chính luôn là vị thế văn phòng, công nghệ và đội ngũ nhân viên.
Theo nhận định của ông Trần Như Trung, Phó giám đốc Savills Việt Nam, yếu tố tiên quyết màn lại thành công cho văn phòng ảo chính là vị trí. Bởi lẽ, vị trí thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của cả bên thuê và cho thuê; đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa với tiềm lực tài chính có hạn.
Bà Đinh Thị Băng Châu, Giám đốc sản phẩn Klingspor PTE LTD (Đức), đơn vị thường xuyên sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, cho biết, các đơn vị sở hữu dịch vụ này phải có những vị trí ở khu vực trung tâm để cho thuê. Vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có khả năng thuê tại những vị trí này mới tìm đến mình.
Ngoài ra, việc đầu tư công nghệ thông tin như phòng họp truyền hình (hỗ trợ trong các cuộc họp quốc tế), hệ thống máy fax, điện thoại... cũng rất cần thiết. Bởi khi đến văn phòng ảo, khách hàng chỉ việc mang theo máy tính xách tay, còn lại mọi thứ đã được công ty chuẩn bị sẵn. Đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố đóng góp cho thành công của doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Các nhân viên sẽ được phân chia vào các bộ phận: lễ tân, nhận fax, email... của từng khách hàng khác nhau. Ngoài ra, văn phòng ảo còn có bộ phận kế toán báo cáo thuế, bộ phận kỹ thuật phục vụ các yêu cầu kỹ thuật công nghệ.
Thời gian gần đây giá thuê văn phòng đã có xu hướng giảm xuống do tình hình khó khăn chung của thị trường, nhưng không vì thế mà văn phòng ảo kém sức hút.
EmoticonEmoticon